Weet jij wat een top idee is?
Jouw administratie uitbesteden aan een Virtual Assistant
Als KMO of zelfstandig ondernemer komen er talloze tijdrovende taken op je af die niet tot jouw hoofdactiviteit behoren. Kies nu voor flexibele administratieve ondersteuning voor je bedrijf zodat jij tijd hebt om te focussen op de groei van je onderneming, je hobby's, je gezin, ... met andere woorden voor de dingen die voor jou belangrijk zijn!
Nice to e-meet you
Ik ben Sarah, jouw Virtual Assistant - Scarabee. Met meer dan 15 jaar ervaring in de privé sector heb ik een brede administratieve achtergrond, van personeelsbeheer tot financiële administratie.
Van kindsbeen af ben ik in beide landstalen opgevoed en dankzij mijn werkervaring in een internationale omgeving spreek ik ook vloeiend Engels.
Mijn missie? Ondernemers op een efficiënte manier het werk faciliteren en kritisch meedenken aan verbeterpunten. Dit alles steeds met speciale aandacht voor het menselijke aspect.
Mijn zorgzame en betrokken karakter komen het best tot hun recht in deze ondersteunende rol.
Van nature ben ik een ‘orde-in-de-chaos-schepper’, een proactieve en goed georganiseerde planner.
Daarnaast hecht ik veel belang aan kwaliteit en nauwkeurigheid in mijn werk.
Zoek je een betrouwbare, efficiënte en energieke assistent die jouw bedrijf kan ondersteunen? Dan ben ik de perfecte match voor jou!
Ben jij op zoek naar ... ?
- Vogelspotter offline -
FLEXIBELE flipfloep
Heb je als zelfstandige nood aan enkele uurtjes administratieve ondersteuning per maand, zodat jij kan focussen op jouw business? Of ben je op zoek naar een samenwerking op lange termijn, voor een vast aantal uren per maand of per week? Of heb je door afwezigheid van een collega of een specifiek afgelijnd project wel tijdelijk nood aan extra hulp?
Let’s talk! Alles is mogelijk en bespreekbaar. Ik werk in functie van jouw noden en die van jouw onderneming. Vanzelfsprekend hoeft dit niet persé tijdens de klassieke kantooruren te zijn.
KOSTENBESPAREND tsjingtsjing
De stap om als ondernemer een werknemer in vast dienstverband aan te werven is niet altijd een evidentie: naast de kosten van het wervingsproces, brengt het ook een aanzienlijke personeelskost met zich mee. Terwijl je met een VA enkel betaalt voor de dienstverlening. Dit is voor een éémanszaak of KMO vaak een meer haalbare en betaalbare oplossing voor de administratieve werklast.
VIRTUEEL koekoek
Je hoeft geen kantoorruimte te voorzien of extra materiaal aan te schaffen. Als virtual assistant werk ik vanop afstand. Ik heb mijn eigen werkplek, PC en andere communicatiemiddelen reeds ter beschikking. Dat betekent dat ik hoofdzakelijk vanuit mijn thuiswerkplek in Mariakerke, bij Gent, voor jou aan de slag ben. We bespreken samen op welke tijdstippen we voor elkaar bereikbaar zijn en uiteraard verplaats ik mij met veel plezier voor de nodige afstemmingsmomenten.
TIJDSEFFICIENT tiktak
Je hoeft geen avond- of weekenduren meer te besteden aan het ‘noodzakelijk kwaad’. Administratie is voor mij een passie! Voor jou schep ik orde in de administratieve chaos. Ik pak de zaken tijdig aan, werk gestructureerd en creëer overzicht. Terwijl je aan het werk bent, zorg ik dat jouw administratie soepel verloopt en afgewerkt is tegen een moment van jouw keuze. Je kan met een gerust gevoel werken aan de groei van jouw bedrijf.
Mijn diensten
Snel inzetbaar en thuis in verschillende digitale omgevingen, neem ik met plezier een brede waaier aan taken van je over.
Benieuwd naar extra taken die niet in deze lijst staan? Geen probleem, ik help je graag verder!
Administratie en databeheer
- Agendabeheer, inplannen en wijzigen van afspraken
- Email verwerking en dispatching
- Documentenbeheer: updaten, digitaliseren, structureren, archiveren
- Databeheer: invoer, controle, rapportage
- Aanmaken van sjablonen en formulieren
- Verzorgen van interne communicaties
- Notulen opmaken van vergaderingen
- Vertalingen NL-FR-ENG
- Ondersteuning bij organisatie van reizen of evenementen
- Subsidie aanvragen
- Beheer bedrijfsgebonden verzekeringen
Personeelszaken
- Beheer mobiliteit (wagens, tankkaarten, schade,...)
- Beheer voordelenpakket (verzekeringen, maaltijdcheques, abonnementen,…)
- Woon- en werkvergunningen aanvragen
- Dimona aangifte
- Opmaak van contracten
- Opmaak sociale documenten
- HR portaal site onderhouden
- Informeren van medewerkers bij personeelsgerichte vragen
- Tijdsregistratie en ondersteuning loonadministratie
- Opleidingen boeken
- Ondersteuning bij rekrutering en selectie
- Afstemming met sociaal secretariaat
Financieel / Commercieel
- Klantvriendelijk telefonisch aanspreekpunt NL-FR-ENG
- Klachtenbehandeling
- Facturen opmaken en verzenden
- Debiteurenbeheer zowel per e-mail als telefonisch
- Financiële transacties ingeven
- Opmaak van bestelbonnen
- Opmaken van offertes
- Verwerking van onkostennota's
- Digitaliseren van documenten
- Voorbereiding boekhouding
- Afstemming met boekhoudkantoor
Mijn tarieven
Een goede communicatie, respect en vertrouwen als basis van onze samenwerking. Daar hecht ik veel belang aan.
Eerst plannen we een gratis, vrijblijvend gesprek in om jouw noden te bespreken. Dit kan online of op locatie.
Tijdens ons gesprek krijg je een helder overzicht van mijn diensten en voorwaarden.
We bepalen samen hoeveel uren per week of per maand ik voor je kan werken, met keuze uit verschillende mogelijkheden
* sporadisch: uurtje-factuurtje
* vast aantal uur op maandbasis, vanaf 4u per maand
* vast aantal uur op weekbasis, vanaf 2u per week
* vaste langere termijn samenwerking
De praktische zaken zoals beschikbaarheid, overlegmomenten en benodigde software komen dan ook aan bod.
Na ons gesprek stuur ik jou een voorstel tot samenwerkingsovereenkomst.
Klantenbeoordeling
"VA Scarabee heeft onze administratieve last enorm verlicht. Sarah's professionaliteit en efficiëntie zijn ongeëvenaard."
Malik Lauwers - transformatie consulent